Jak wdrożyliśmy kompleksowy system automatyzacji, który zrewolucjonizował operacje firmy konsultingowej w 4 miesiące?

Nasz klient to prężnie rozwijająca się firma konsultingowa, zatrudniająca 70 specjalistów. Przedsiębiorstwo to wyróżnia się na rynku swoim kompleksowym podejściem do obsługi klientów, oferując szeroki zakres usług doradczych. Firma, mimo swojej stosunkowo niewielkiej wielkości, obsługuje znaczącą liczbę projektów, co wymaga sprawnego zarządzania zasobami i precyzyjnego planowania finansowego.

Problem

Głównym wyzwaniem, przed którym stanęła firma, był brak efektywnego systemu do zarządzania projektami i zasobami ludzkimi. Problemy te manifestowały się w kilku kluczowych obszarach:

1. Nieefektywne planowanie zasobów: Firma nie posiadała narzędzia umożliwiającego precyzyjne planowanie obciążenia pracowników w perspektywie długoterminowej.
2. Brak prognoz finansowych: Niemożność generowania dokładnych prognoz finansowych utrudniała podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych.
3. Rozproszenie danych: Informacje o projektach były rozproszone między różnymi narzędziami (Google Sheets, Pipedrive, Calamari), co prowadziło do nieefektywności i potencjalnych błędów.
4. Manualne procesy: Przekazywanie informacji o nowych projektach odbywało się ręcznie, co było czasochłonne i podatne na błędy.
5. Niekompletne wdrożenie ClickUp: Mimo prób samodzielnego wdrożenia ClickUp, narzędzie to nie zostało w pełni zintegrowane z innymi systemami, co ograniczało jego potencjał.

Nasza firma opracowała i wdrożyła kompleksowy system automatyzacji, który obejmował:

1. Integracja systemów: Wykorzystaliśmy Make do stworzenia automatycznych połączeń między Pipedrive a ClickUp, co umożliwiło bezproblemowe przekazywanie informacji o wygranych projektach.
2. Automatyczne tworzenie struktur projektowych: Zaimplementowaliśmy automatyczne tworzenie projektów w ClickUp oraz odpowiadających im folderów w Google Drive.
3. Zaawansowane przetwarzanie danych: Opracowaliśmy skrypty w Google Cloud Functions, które regularnie pobierają i przetwarzają dane z ClickUp i Calamari, zapisując je w tabelach BigQuery.
4. Customizowane raporty: Stworzyliśmy spersonalizowane dashboardy w Looker Studio, prezentujące kluczowe wskaźniki dotyczące wykorzystania zasobów i prognoz finansowych.
5. Integracja z istniejącymi narzędziami: Zadbaliśmy o pełną integrację nowego systemu z już używanymi narzędziami, takimi jak Calamari do zarządzania urlopami.

Wdrożenie naszego rozwiązania przyniosło firmie wymierne korzyści:

1. Zwiększona efektywność zespołu sprzedażowego: Automatyzacja procesu przekazywania informacji o wygranych projektach uwolniła czas zespołu sprzedażowego, pozwalając im skupić się na kluczowych działaniach.
2. Precyzyjne planowanie zasobów: Firma zyskała możliwość monitorowania obciążenia pracowników w perspektywie 12 miesięcy, z uwzględnieniem wszystkich zadań i planowanych urlopów.
3. Dokładne prognozy finansowe: Nowy system umożliwił generowanie prognoz finansowych uwzględniających planowane, wykonane, zafakturowane i opłacone zadania.
4. Usprawnienie komunikacji międzydziałowej: Automatyzacja procesów znacząco poprawiła przepływ informacji między działami, redukując liczbę błędów i opóźnień.
5. Zintegrowany system zarządzania: Firma zyskała kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, zasobami i finansami, dostosowane do jej specyficznych potrzeb.
6. Oszczędność kosztów: Mimo zaawansowanych funkcji, koszty utrzymania systemu są minimalne – poniżej 25 USD rocznie za wykorzystanie mocy obliczeniowych Google Cloud.

Wdrożenie całego systemu zajęło około 4 miesięcy i wymagało około 400 godzin pracy. Rezultatem jest w pełni zintegrowany, automatyczny system zarządzania, który znacząco poprawił efektywność operacyjną firmy i umożliwił podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.